Vẽ biểu đồ Pareto trong Excel là một kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, giúp bạn nhanh chóng xác định và ưu tiên giải quyết những vấn đề quan trọng nhất. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết Cách Vẽ Biểu đồ Pareto Trong Excel, từ những bước cơ bản nhất cho đến những mẹo hay giúp bạn tạo ra những biểu đồ chuyên nghiệp và ấn tượng.
Biểu Đồ Pareto Là Gì?
Biểu đồ Pareto, còn được biết đến với tên gọi “Biểu đồ 80/20”, là một loại biểu đồ cột kết hợp với đường cong Pareto. Biểu đồ này thể hiện tần suất xuất hiện hoặc ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau theo thứ tự giảm dần từ trái sang phải.
Tại Sao Nên Sử Dụng Biểu Đồ Pareto?
Sức mạnh của biểu đồ Pareto nằm ở khả năng giúp bạn:
- Xác định nguyên nhân gốc rễ: Biểu đồ Pareto trực quan hóa vấn đề, giúp bạn dễ dàng nhận ra những yếu tố chính gây ra 80% vấn đề.
- Ưu tiên giải quyết: Nhờ việc xác định được những yếu tố quan trọng nhất, bạn có thể tập trung nguồn lực và thời gian vào việc giải quyết chúng trước, mang lại hiệu quả tối ưu.
- Theo dõi tiến độ: Biểu đồ Pareto giúp theo dõi sự thay đổi của vấn đề theo thời gian, từ đó đánh giá hiệu quả của các biện pháp đã áp dụng.
Cách Vẽ Biểu Đồ Pareto Trong Excel
Để minh họa rõ hơn, chúng ta sẽ cùng thực hiện vẽ biểu đồ Pareto phân tích lý do khách hàng hủy đơn hàng.
Bước 1: Chuẩn Bị Dữ Liệu
Chuẩn bị dữ liệu về biểu đồ Pareto
Tạo một bảng dữ liệu trong Excel với hai cột:
- Cột 1: Liệt kê các lý do hủy đơn hàng.
- Cột 2: Ghi nhận số lượng tương ứng với mỗi lý do.
Bước 2: Sắp Xếp Dữ Liệu
- Chọn toàn bộ bảng dữ liệu.
- Vào tab Data trên thanh công cụ.
- Chọn Sort.
- Trong hộp thoại Sort, chọn sắp xếp theo cột “Số lượng” theo thứ tự “Largest to Smallest”.
Sắp xếp dữ liệu về biểu đồ Pareto
Bây giờ, dữ liệu của bạn đã được sắp xếp theo thứ tự giảm dần của số lượng, lý do có số lượng lớn nhất sẽ nằm ở đầu bảng.
Bước 3: Tính Toán Tỷ Lệ Phần Trăm Tích Lũy
- Thêm một cột mới bên phải cột “Số lượng” và đặt tên là “Tỷ lệ tích lũy (%)”.
- Ở ô đầu tiên của cột “Tỷ lệ tích lũy (%)”, nhập công thức
=B2/$B$8*100(giả sử ô B2 chứa số lượng đầu tiên và B8 chứa tổng số lượng). - Kéo công thức xuống hết các ô còn lại trong cột.
Tính toán tỷ lệ phần trăm tích lũy
Bước 4: Vẽ Biểu Đồ Cột
- Chọn hai cột “Lý do hủy đơn” và “Số lượng”.
- Vào tab Insert trên thanh công cụ.
- Chọn biểu đồ cột Clustered Column.
Vẽ biểu đồ cột
Bước 5: Thêm Đường Cong Pareto
- Click chuột phải vào biểu đồ, chọn Select Data.
- Trong hộp thoại Select Data Source, click Add.
- Ở mục Series name, nhập “Tỷ lệ tích lũy (%)”.
- Ở mục Series values, chọn dải ô chứa dữ liệu tỷ lệ tích lũy.
- Click OK để đóng hộp thoại.
- Click chuột phải vào đường “Tỷ lệ tích lũy (%)” vừa thêm, chọn Change Series Chart Type.
- Chọn loại biểu đồ đường Line with Markers.
Bước 6: Hoàn Thiện Biểu Đồ
- Thêm tiêu đề cho biểu đồ và các trục.
- Định dạng lại biểu đồ (màu sắc, font chữ,…) cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
Mẹo Hay Khi Vẽ Biểu Đồ Pareto Trong Excel
- Sử dụng màu sắc để phân biệt: Tô màu các cột trên biểu đồ theo mức độ ưu tiên, ví dụ: màu đỏ cho nhóm nguyên nhân quan trọng nhất, màu cam cho nhóm thứ yếu,…
- Thêm nhãn dữ liệu: Hiển thị số liệu trực tiếp trên các cột và đường cong để người xem dễ dàng nắm bắt thông tin.
- Tạo biểu đồ Pareto động: Sử dụng bảng tính PivotTable để tạo biểu đồ Pareto có thể tự động cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi.
Bằng cách làm theo hướng dẫn chi tiết trong bài viết, bạn đã có thể tự tin vẽ biểu đồ Pareto trong Excel một cách dễ dàng.
